a) Solicitud y pago de adelantos:
- Todos los adelantos se piden por medio del sistema ASL.
- Ningún adelanto puede salir de inmediato, tiene que pedirse con una semana de anticipación.
- Los días de pago son los martes y jueves en la noche.
- El último momento para pedir un adelanto es el martes o jueves a las 12:00m. Si un adelanto se solicita después de las 12m, será depositado en el siguiente día de pago.
b) Revisión de facturas y boletas: Antes de recibir una factura o boleta tienen que revisar si:
- Está escrito el RUC de nuestra empresa (es obligatorio tanto en facturas como en boletas).
- El nombre de nuestra empresa debe figurar completo (es obligatorio tanto en facturas como en boletas).
- El RUC del proveedor está vigente. Esto se puede chequear en el siguiente enlace de la SUNAT.
- El IGV está bien calculado. (Si no lo está, la factura será rechazada).
- Las facturas y boletas de venta no deberán tener borrones, correcciones y/o enmendaduras . Los documentos que vengan así serán rechazados y el monto deberá ser repuesto por el titular del adelanto.
- Si el proveedor puede emitir facturas, debe darnos una factura. La SUNAT rechazará las boletas de proveedores que estén en capacidad de emitir facturas.
- En algunos casos los proveedores están exonerados del IGV (esto ocurre en algunas zonas del país). Si ese es el caso, ustedes no tienen que inventar un IGV que no existe. Si en la factura dice IGV = S/. 0.00, ustedes deben poner eso.
c) DETRACCIÓN:
La SUNAT nos obliga a detraer un porcentaje de las facturas cuyo origen sea la venta de un SERVICIO.
-No debe partirse las facturas con el objeto de evitar la detracción.
-La detracción se hace por la factura o conjunto de facturas que sobrepasen un monto.
Fletes: Más de S/.400.00 (incluyendo el IGV)
Otros: Más de S/.700.00 (incluyendo el IGV)
-Los PORCENTAJES pueden cambiar en cualquier momento. Deben llamar para preguntar cuál es el que corresponde al servicio que han adquirido.
-Si el usuario paga el monto completo de la factura, se le descontará el equivalente a lo que no deberían haber pagado (esto no se aplica a las facturas exoneradas del IGV).
-Es indispensable que en la factura figure el número de cuenta del proveedor en el Banco de la Nación (allí es donde se hará el depósito de lo no pagado).
-Si el proveedor va a pagar la detracción por su cuenta, debe adjuntar el comprobante de detracción (en el que se indica que ya la pago).
-Las facturas de detracción deben ser liquidadas en el mes en que se fueron generadas. Si la fecha de una factura sujeta a detracción es 27 de febrero, debe ser liquidada en febrero.
- Si la factura está exonerada de IGV, no está afecta a detracción.
d) RETENCION: A partir del 01/03/2014, nuestra empresa está sujeta el régimen de RETENCIÓN, que afecta todo lo que no entre en el régimen de detracción.
- Este sistema se aplica adicionalmente al sistema de detracción.
- Si una factura o conjunto de facturas pasa los S/.700.00, debe retenerse el 3% (o sea, sólo debe pagarse el 97%).
- No es posible pagar directamente la retención a la SUNAT. En el caso de las retenciones, nuestra empresa está obligada hacerlo.
- Si la factura está exonerada de IGV, no está afecta a retención.
e) NOMBRE DE LOS PROVEEDORES: Al ingresar los nombres del los proveedores, tomen en cuenta que, si se trata de una persona natural, no debe colocarse el nombre comercial, sino el nombre que figura en la SUNAT (este nombre puede chequearse en el enlace de la SUNAT).
f) CAJERO ESPECIAL BCP: En la foto de abajo hay un voucher de un “cajero especial BCP” o "agente BCP"
Cuando tengan que presentar uno de estos en sus ASLs, deben marcar el casillero “Cajero Especial BCP”, como pueden ver abajo.
g) DOCUMENTOS DE MÁS DE S/.700: No se puede registrar documentos de más de S/.700, sean boletas de venta, facturas o documentos de cualquier otro tipo. El sistema ASL no lo permite. Deberán preguntar cuál es el procedimiento en estos casos.
h) RECIBOS POR HONORARIOS: No se puede registrar en los ASL recibos por honorarios. Un gasto de este tipo debe ser programado y pagado por el sistema de Cuentas por Pagar a Proveedores.
De todas maneras se les informa lo siguiente en caso de que tenga que hacer un gasto de este tipo, con otro fin.
- Todo recibo por honorarios, sin importar el monto, debe estar acompañado del siguiente formato:
- Si es de S/.1,500 o más y está exonerado de impuestos, deben adjuntar el certificado de exoneración de la SUNAT.
- Por normas de la SUNAT, NO SE ACEPTAN RECIBOS EMITIDOS EN UN MES ANTERIOR. Los recibos deberán llegar en el mismo mes en que son emitidos.
i) FIRMA DE USUARIOS: Por disposición de la SUNAT, es obligatorio hacer lo siguiente:
- Todos los usuarios deberán imprimir el detalle de LIQUIDACIÓN, escribir su nombre completo, firmarlo y enviarlo con los otros documentos, sin excepción.
- Todos los usuarios deberán imprimir el detalle de BITÁCORA, escribir su nombre completo, firmarlo y enviarlo con los documentos, sin excepción.
-Los supervisores de cada colaborador también deben firmar el detalle de liquidación, la bitácora y el informe de viaje.
- Estas normas deberán cumplirse en todas las formas de adelanto: Gastos de Viaje, Caja Chica, Reembolsos y Entregas a Rendir de todo tipo.
j) Cuando un depósito por devolución se haya hecho después de las 9:45pm, la fecha que debe figurar en el ASL es la del día siguiente.
k) Algunos documentos (por ejemplo, los recibos de Lidercon por revisión técnica, o los de alguna dependencia del gobierno) no son ni boletas ni facturas. En ese caso, debe ingresarse como tickets de máquina registradora. Si tienen detallado el IGV, éste también deberá ingresarse en la liquidación.
l) Bancarización: según una norma dada a principios del 2008, todo pago superior o igual a $1,000 o S/.3,000 deberá hacerse en la cuenta bancaria del proveedor, por lo tanto las facturas o boletas de estos montos deberán entregarse con el voucher de depósito. Contabilidad no aceptará las facturas que no lo tengan.
m) Facturas electrónicas y ticket: La regla general es: si un documento es emitido por una máquina registradora o una ticketera, hay que ingresarlo como “Ticket de máquina registradora”
EXCEPCION: Si en el ticket dice “FACTURA DE VENTA ELECTRONICA” hay que ingresarlo como “Factura”.
Ejemplo:
n) Copia FACTURA NEGOCIABLE: Es obligatorio que adjunten la copia "FACTURA NEGOCIABLE". En caso de que el proveedor se niegue a entregarla, deben hacer lo siguiente:
• Escribir en la parte posterior de la factura: “proveedor se negó a entregar la factura negociable”, y lo más importante
• Asegurarse que la factura esté correctamente cancelada en todas las copias.
2.- GASTOS DE MARKETING O CHARLAS TÉCNICAS:- No se puede ingresar facturas o boletas de charlas u otros gastos de marketing dentro de los gastos de viaje.
- La fecha de las facturas o boletas debe ser del mismo mes del servicio descrito en el detalla. Ejemplo: si la fecha de la factura es 2 de febrero, el detalle no puede decir “avisos de radio emitidos en enero”.- A parte de las facturas y boletas, los documentos para justificar el gasto ante la SUNAT son los siguientes:
CHARLAS
a) Correspondencia que da origen al evento.
b) Agenda.
c) Copia de invitación o diploma (en el caso de que haya una factura por la impresión)
c) Lista de invitados (con firma de asistencia).
d) Copia de la presentación mostrada (puede enviarse el archivo powerpoint en un CD o por correo electrónico)
e) Fotos de los participantes y el logo de la empresa o del producto
f) Al ingresar el documento, en Tipo de Gasto debe seleccionarse "Eventos-lanzamientos-stands"
DIFUSION RADIAL
a) Contrato firmado con la radiodifusora. (Los periodos y precios del contrato deben coincidir con los de la factura.)
b) Al ingresar el documento, en Tipo de Gasto debe seleccionarse "Radio"
AVISOS EN PERIODICOS
a) Recorte original del aviso en el periódico.
b) Al ingresar el documento, en Tipo de Gasto debe seleccionarse "Revistas y publicaciones"
PINTADO DE PAREDES
a) Correspondencia en la que se aprueba el gasto.
b) Foto de las paredes terminadas.
c) Si hubiera un contrato por el trabajo a realizar, adjuntarlo.
d) Al ingresar el documento, en Tipo de Gasto debe seleccionarse "Publicidad"
e) En el detalle debe decir "Diseños creados por Química Suiza"; de lo contrario la SUNAT lo tomará como una factura de creación de diseños y nos obligará a detraer un porcentaje del total . (Si no se hace esto, el porcentaje se le descontará al usuario).
3.- GASTOS DE REPRESENTACIÓN:
- Deben ser aprobados previamente por el responsable de cada área.
- No se pueden pasar en los gastos de viaje. SUNAT no lo permite; si los encuentra multaría a nuestra empresa.
- No se puede hacer gastos de representación que sólo tengan bebidas alcohólicas.
- Al ingresar el documento, en Tipo de Gasto debe seleccionarse "Gastos de representación"
INVITACIONES A RESTAURANTES:
-Se debe poner atrás de las facturas la razón social de la empresa de los invitados, los nombres y el tema tratado en la reunión. Si es posible, adjuntar el mail en el que se aprueba el gasto.
-Se debe imprimir, llenar, firmar y adjuntar el siguiente formato:
OTROS:
- Se consideran gastos de representación la compra de un regalo para un cliente, uniformes para equipos de fútbol, arreglos florales, casacas y polos (cuando es posible identificar a quien los recibe), lupas, lapiceros de oro, etc.
- En estos casos deberá adjuntarse los correos electrónicos con la aprobación de gastos y el cargo de recepción firmado por el cliente.
-También debe adjuntarse el formato "Informe de atención", que está líneas arriba.
NOTA: el presupuesto de gastos de representación es muy pequeño. Es muy posible que si hacen un gasto de este tipo sin autorización no se pueda regularizar por falta de presupuesto.
- No se puede comprar bebidas alcohólicas mediante ASLs, ssea cual sea el motivo (gastos de representación, eventos-lanzamientos, etc).
4.- REUNIONES CON PERSONAL DE LA EMPRESA.
Cuando realicen eventos o reuniones por inicio de ciclo y/o convenciones, deberán adjuntar:
a) Agenda del evento.
b) Relación con la firmas del personal que asistió a dicho evento
c) Fotos.
d) El siguiente formato llenado y firmado por el titular del adelanto
5.- REPARACIÓN Y MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS.
Todo gastos de reparación y mantenimiento de vehículos deberá:
-Tomar en cuenta las normas sobre detracción y retención de impuestos.
-Adjuntar la cotización pedida previamente.
-Las facturas o boletas deberán tener el kilometraje y la placa del vehículo.
-Deberán estar detalladas.
6.- GASTOS DE VIAJE:
a) GASTOS DE OTRAS PERSONAS:- No se pueden pasar gastos de viaje de otros vendedores o técnicos. Si dos vendedores almuerzan juntos, deben pedir cuentas separadas.
b) ALOJAMIENTO:
S/.45.00 por noche
Excepciones:
- Tacna y Tarapoto: S/. 56.00 por noche
- Trujillo: S/. 65.00 por noche
- Chimbote: S/. 60.00 por noche
- Arequipa: S/. 65.00 por noche
Al ingresar el documento, en Tipo de Gasto debe seleccionarse "Hospedaje"
Nota: No debe faltar la fecha de ingreso, la fecha de salida, nombre del colaborador, número de personas alojadas, detalle de los días en que se estuvo alojado y el precio por día.
c) ALIMENTOS:Jefe de zona:
- S/. 15 diarios, en su zona de residencia.
- S/. 30 diarios, fuera de su zona de residencia.
Técnico:- S/. 15 diarios
Al ingresar el documento, en Tipo de Gasto debe seleccionarse "Alimentación"
Notas: No se aceptarán facturas o boletas de venta que en el detalle diga “Por consumo”, “Consumo de almuerzo”, “Desayuno”, etc. El detalle deberá ser específico.
En el caso de que la factura corresponda a los alimentos de dos o más colaboradores de la empresa, se deberá imprimir, llenar, firmar y adjuntar el sigguiente formato:
d) GASTOS RELACIONADOS A LOS VEHÍCULOS DE LA EMPRESA
- Son peajes, guardianía, combustible, mantenimiento, etc.
- Todos deben tener escrita la placa y el nombre del usuario, sea a mano o con un sello.
- Debe pedirse una factura por cada consumo, no puede pedirse una factura o boleta por el total de lo consumido en una quincena o mes.
- En facturas de combustible o reparación y mantenimiento también debe tener el kilometraje.
- Los vendedores de provincias NO DEBEN TRAER SUS VEHÍCULOS A LIMA sin la autorización respectiva.
- Tipo de Gasto: si es combustible deben escoger "Combustible". Si es por mantenimiento, lavado, etc, debe seleccionarse "Mantenimiento". Si es por peajes, guardianía u otros, debe seleccionarse "Peaje/Otros".
- Todas las facturas o boletas de reparación y mantenimiento deben venir acopañadas de la cotización correspondiente.
e) OTROS GASTOS:
FOTOCOPIAS: Un gasto grande en fotocopias deberá ser aprobado por su supervisor regional.
BOLETOS DE VIAJE TERRESTRE: deben tener el nombre del viajero, el RUC de nuestra empresa y la razón social de nuestra empresa.
TAXIS: El gasto de taxis que no tengan un sustento con factura tiene el siguiente tratamiento.
- Un gasto por taxi por lo general se trata de la movilización del vendedor en Lima.
- Deben ser ingresados en “Bitácora” como "gasto no deducible".
- El gasto que no se justifique se eliminará de la relación.
f) ENTREGA DE GASTOS DE VIAJE- Los ASLs tienen un plazo máximo de 15 días para llegar a mi escritorio, ya firmados por el supervisor de cada usuario, y con todos los documentos que los sustentan ante la SUNAT.
Esto significa que:
- Si el ASL corresponde a los gastos de viaje de la primera quincena del mes, tiene que llegar máximo el último día útil del mes
- Si el ASL corresponde a los gastos de viaje de la segunda quincena, tiene que llegar máximo el siguiente día útil después del quince de cada mes.
- Si se trata de otro tipo de gasto (charlas, gastos de representación, etc) la fecha límite es 30 días calendario desde la creación del ASL.
- en mi escritorio,
- ya firmados por el supervisor de cada usuario,
- tener todos los sustentos y
- contar con los depósitos necesarios (devolución, detracción, retención, según el caso).
g) SUSTENTO DE GASTOS DE VIAJE En el enlace de abajo está el format de informe de viaje que deben adjuntar.
EXCEL
h) OTRAS INDICACIONES:
- Los documentos de un año no pueden entrar a otro.
- Deben estar ordenados por fecha.
- Los documentos físicos deben estar en el mismo orden que en la hoja de liquidación.
- Los documentos deben entregarse engrapados por la esquina superior izquierda, en un sobre, para evitar que se pierdan.
- No se debe pedir la aprobación si no han cerrado los ASLs.
- No se deben enviar si no están aprobados por el supervisor.
- No deben enviar relaciones de gastos de viaje sin el voucher de devolución en la cuenta de nuestra empresa.
- Los que tenga quincenas sin liquidar no recibirán adelanto de gastos de viaje.
- Los gastos en días no laborables deben ser aprobados previamente por el supervisor, por escrito.
- Los útiles de oficina que se necesiten con frecuencia (lapiceros, micas, folders, etc) deberán pedirse de todas maneras a la oficina más cercana. Deben prever sus necesidades para evitar quedarse sin los útiles
- Si la empresa rechaza documentos de una liquidación, se procederá a hacer lo siguiente
==> Si tiene saldo a favor, se le aplicará el comprobante rechazado.
==> Si el saldo es cero, se le pedirá que deposite el monto rechazado y envíe el voucher. No se podrá entregar la liquidación a Contabilidad sin este voucher.
==> Si por alguna razón ninguna de las opciones anteriores se llegara a aplicar, se procederá a descontar el monto de la planilla.
